CALCUL DES FRAIS DE SEJOURS
GEPSS® est un logiciel « ouvert » qui permet à l’utilisateur d’être maître de ses données et de pouvoir les manipuler avec le moins de contraintes possibles et un maximum de contrôles. C’est dans cet esprit que de nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées au calcul des frais de séjours.
Vous venez de lancer la facturation des frais de séjours, vous aviez déjà la possibilité :
De supprimer un Titre
De Rajouter un tarif ou de supprimer une ligne de la facturation du Titre
De modifier les dates des séjours ou encore le nombre de journées, le prix unitaire et le montant
Toutes ces fonctionnalités sont conservées mais leur accès a été nettement simplifié.
De nouvelles fonctionnalités se sont rajoutées aux précédentes. En effet sans avoir à supprimer le calcul en cours, vous pouvez désormais :
Modifier le débiteur d’un Titre
Réaffecter certaines lignes d’un Titre sur un autre Titre ou en créer un nouveau
Rajouter un résident dans le calcul
Qu’est ce que la Multi Sélection ?
Avant de développer les nouvelles fonctionnalités, le calcul des frais de séjours est maintenant en Multi Sélection. Cela signifie que vous pouvez sélectionner une ou plusieurs lignes du calcul à la fois. Cette Multi Sélection sert soit à Supprimer directement plusieurs lignes d’un Titre à la fois soit de Modifier le Débiteur de ces mêmes lignes en une seule fois.
Attention la Multi Sélection ne se pratique que sur les lignes d’un même Titre comme dans l’exemple ci-dessous :
Comment modifier une Ligne de facturation ?
Vous pouvez maintenant simplement en cliquant dans la colonne de la ligne concerné modifier :
Les Dates de début et de fin de la ligne – le nombre de journées est alors automatiquement recalculé en fonction de la nouvelle période
Le nombre de journées
Le prix unitaire
Le montant à facturer
Le libellé de la ligne
Par le biais d’un clic droit sur les colonnes suivantes, vous pouvez :
Modifier le compte budgétaire de la ligne (Clic droit dans la colonne de numéro de numéro de compte)
Réinitialiser le libellé avec celui du tarif
Réinitialiser le prix unitaire avec celui du tarif
Comment Rajouter une ligne de facturation dans le Titre ?
A l’aide d’un clic droit sur une ligne de facturation, vous ferez apparaître un menu où en sélectionnant l’option « Ajouter un tarif » vous pourrez rajouter une ligne pour le résident que vous avez sélectionné.
Comment Supprimer une ou plusieurs lignes dans le calcul ?
Vous devez auparavant sélectionner une ou plusieurs lignes dans le calcul puis cliquer sur le bouton intitulé « Détruit la ligne ». Dans le cas où vous avez sélectionné toutes les lignes d’un Titre, GEPSS ® vous proposera de renuméroter le calcul.
Comment Modifier le Débiteur d’un Titre en entier ?
1. Clic droit sur l’entête du Titre et l’option « Modifier le Débiteur » apparaît à l’écran
2. En cliquant sur l’option la fenêtre ci-après apparaît
Vous retrouvez en haut de la fenêtre le n° du Titre ainsi que les lignes de facturation pour lesquelles vous allez modifier le débiteur.
Par défaut GEPSS® vous propose de sélectionner un débiteur dans le calcul en cours
Si vous conservez cette option vous pourrez :
soit conserver le n° de titre initial (ici le 1763) en modifiant seulement son débiteur (dans ce cas vous aurez 2 titres avec le même débiteur)
soit fusionner au Titre du nouveau débiteur les lignes de facturation de votre titre initial (attention dans ce cas il y a renumérotation automatique du calcul)
Vous pouvez aussi sélectionner un Débiteur parmi présent dans la facturation en cours, parmi l'ensemble des débiteurs enregistrés ou parmi les résidents.
Le Titre conserve son n° initial et seul le débiteur est modifié si vous choisissez un débiteur parmi l'ensemble des débiteurs ou un résident. Dans l'autre cas vous devez cochez soit "Conserver le n° de titre initial" soit "Fusionner sur le n° de titre du débiteur".
Comment Modifier le Débiteur d’une partie du Titre ?
1. Clic droit sur la ligne que vous voulez modifier (la multi sélection est possible par le principe classique de Windows tant que les lignes sélectionnées appartiennent au même titre)
2. En cliquant sur l’option « Modifier le Débiteur » la fenêtre ci-après apparaît
Vous retrouvez en haut de la fenêtre le n° du Titre ainsi que les lignes de facturation pour lesquelles vous allez modifier le débiteur.
Par défaut GEPSS® vous propose de sélectionner un débiteur dans le calcul en cours
Si vous conservez cette option vous pourrez :
soit vous créer un nouveau Titre qui correspondra au dernier du bordereau
soit vous fusionnez au Titre du nouveau débiteur les lignes de facturation de votre titre initial
Vous avez les mêmes possibilités que pour le changement de débiteur d'un titre complet.
Comment Ajouter un résident au calcul en cours ?
Pour accéder à cette fonction vous devez :
cliquer sur le bouton « Ajouter un résident»
Sélectionner un résident dans la liste
Vous retrouvez ensuite le principe du calcul des frais de séjours qui ne sera appliqué que pour le résident que vous avez sélectionné.
Attention, le Titre sera rajouté à la fin du bordereau
Comment Recalculer un résident dans le calcul en cours ?
Si vous voulez recalculer un résident, vous devez auparavant supprimer ses lignes de la facturation à l’aide du bouton « Détruit le Titre » ou du bouton « Détruit la ligne ». Puis il vous suffit de rajouter ce même résident.
